Obblighi per le aziende

Panoramica: chi è coinvolto e da quando

Lo schema di decreto legislativo di recepimento della Direttiva (UE) 2023/970 ridefinisce il perimetro della trasparenza retributiva in Italia. Il campo di applicazione non lascia zone grigie: sono coinvolti tutti i datori di lavoro, pubblici e privati, senza distinzioni dimensionali per gli obblighi di base (Art. 2).

La platea dei lavoratori coperti, questa volta, comprende ogni tipologia contrattuale. Subordinati a tempo determinato e indeterminato, full-time e part-time. Somministrati, intermittenti, collaboratori coordinati e continuativi con prestazione prevalentemente personale, apprendisti e lavoratori domestici. Anche i dirigenti rientrano nel perimetro (Art. 2, comma 2). Per la fase di selezione, le norme si estendono ai candidati a un impiego (Art. 2, comma 3).

Per chi gestisce le risorse umane, la novità operativa è netta: non si tratta di un adempimento riservato alle grandi imprese. Ogni azienda — dal piccolo studio professionale alla multinazionale — deve garantire trasparenza nei criteri retributivi e nelle procedure di assunzione.

Obblighi per tutte le aziende

Gli obblighi di base si applicano a prescindere dal numero di dipendenti. Vediamoli nel dettaglio.

Non discriminare nella retribuzione. La retribuzione — intesa come stipendio base più tutte le componenti complementari e variabili, inclusi i benefit in natura — deve essere uguale per chi svolge lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore (Art. 3, lettera a). Il decreto vieta sia le discriminazioni dirette sia quelle indirette, e introduce espressamente il concetto di discriminazione intersezionale: quella che nasce dalla combinazione del genere con altri fattori come età, disabilità, origine etnica o orientamento sessuale (Art. 3, lettera m).

Adottare criteri retributivi oggettivi e neutri. I datori di lavoro devono rendere facilmente accessibili ai lavoratori i criteri utilizzati per determinare la retribuzione e i livelli retributivi (Art. 6, comma 1). I criteri accettabili si fondano su quattro pilastri: competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro (Art. 4, comma 3). I contratti collettivi nazionali costituiscono lo strumento di riferimento per la comparazione tra mansioni e categorie (Art. 4, comma 4).

Rispondere alle richieste di informazione entro 2 mesi. Ogni lavoratore ha il diritto di richiedere per iscritto — anche tramite i rappresentanti sindacali o gli organismi per la parità — informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, della propria categoria (Art. 7, comma 1). La risposta deve arrivare entro due mesi. Se i dati ricevuti sono imprecisi o incompleti, il lavoratore può chiedere ulteriori chiarimenti e il datore deve fornire una risposta motivata (Art. 7, comma 5).

Le aziende con almeno 100 dipendenti possono assolvere questo obbligo pubblicando le informazioni sulla rete intranet o nell'area riservata del sito aziendale (Art. 7, comma 2). Un passaggio spesso sottovalutato: il datore di lavoro deve informare annualmente tutti i lavoratori del loro diritto a ricevere queste informazioni e delle modalità per esercitarlo (Art. 7, comma 4).

Divieto di clausole di segretezza salariale. Il decreto lo dice senza ambiguità: ai lavoratori non può essere impedito di rendere nota la propria retribuzione. Le clausole contrattuali che limitano questa facoltà sono vietate (Art. 7, comma 6). Le informazioni diverse dalla propria retribuzione, ottenute tramite le richieste informative, possono essere utilizzate esclusivamente per esercitare il diritto alla parità retributiva (Art. 7, comma 7).

Accessibilità per le persone con disabilità. Tutte le informazioni condivise con lavoratori e candidati devono essere fornite con modalità accessibili, tenendo conto delle esigenze derivanti dalla specifica tipologia di disabilità (Art. 8).

Protezione da ritorsioni. Chi esercita i propri diritti in materia di parità retributiva — o sostiene un collega nel farlo — è protetto da qualsiasi trattamento sfavorevole da parte del datore di lavoro (Art. 12, comma 2).

Soglia 50 dipendenti: cosa cambia

Una precisazione che serve a evitare equivoci. I datori di lavoro con meno di 50 dipendenti sono esonerati dal rendere disponibili i criteri per la progressione economica (Art. 6, comma 2). Solo questo. Tutti gli altri obblighi — trasparenza negli annunci, risposta alle richieste informative, divieto di segretezza, criteri retributivi oggettivi — restano pienamente in vigore anche sotto questa soglia.

Obblighi in fase di assunzione

Le regole sulla trasparenza pre-assunzione valgono per ogni datore di lavoro, a prescindere dalla dimensione.

L'obbligo più visibile riguarda gli annunci. La retribuzione iniziale o la fascia retributiva prevista dal CCNL deve comparire negli avvisi e nei bandi con cui si pubblicizzano le opportunità di lavoro (Art. 5, comma 1). Non basta comunicarla a voce durante il colloquio: l'informazione va inserita direttamente nell'annuncio. Abbiamo approfondito il tema nella guida su come indicare la RAL negli annunci.

Il divieto di chiedere la retribuzione precedente è il secondo obbligo di rilievo. Durante le selezioni, il datore non può domandare quanto guadagnava il candidato nei precedenti rapporti di lavoro. Il decreto chiude anche le scappatoie: le stesse informazioni non possono essere acquisite indirettamente, neppure tramite agenzie di selezione o head hunter incaricati dal datore (Art. 5, comma 2).

Per un responsabile HR di un'azienda di servizi a Milano, questo si traduce in tre azioni concrete: riscrivere i template degli annunci, aggiornare i briefing alle agenzie esterne e formare i recruiter interni sul divieto.

Le procedure di selezione devono essere condotte in modo non discriminatorio. Gli avvisi vanno redatti con criteri neutri rispetto al genere, anche per quanto riguarda i titoli professionali richiesti (Art. 5, comma 3). Un annuncio che cerca un "direttore commerciale" senza specificare "direttore/direttrice" potrebbe essere contestato alla luce della nuova normativa.

Reporting: i 7 indicatori obbligatori

L'obbligo di reporting si applica ai datori di lavoro con almeno 100 dipendenti (Art. 9, comma 7). Il decreto elenca sette indicatori da raccogliere e comunicare:

1. Divario retributivo di genere — la differenza tra le retribuzioni medie di uomini e donne, espressa in percentuale sulla retribuzione maschile (Art. 9, comma 1, lett. a)
2. Divario nelle componenti variabili — la stessa misurazione applicata a bonus, premi e benefit (Art. 9, comma 1, lett. b)
3. Divario retributivo mediano — il gap calcolato sul valore mediano anziché sulla media, per neutralizzare l'effetto di retribuzioni estreme (Art. 9, comma 1, lett. c)
4. Divario mediano nelle componenti variabili (Art. 9, comma 1, lett. d)

I restanti tre indicatori completano il quadro:

• Percentuale di uomini e donne che ricevono componenti variabili — rileva chi effettivamente accede a bonus e premi (Art. 9, comma 1, lett. e)
• Distribuzione per genere nei quattro quartili retributivi — mostra dove si concentrano uomini e donne nella scala delle retribuzioni aziendali (Art. 9, comma 1, lett. f)
• Divario per categorie di lavoratori, ripartito tra stipendio base e componenti variabili (Art. 9, comma 1, lett. g)

Gli indicatori da (a) a (f) vengono comunicati annualmente all'organismo di monitoraggio presso il Ministero del Lavoro, che provvede alla pubblicazione (Art. 9, comma 4). L'azienda può anche renderli pubblici sul proprio sito web. L'indicatore (g), più granulare, viene reso accessibile ai lavoratori e ai loro rappresentanti e trasmesso all'Ispettorato del lavoro e agli organismi per la parità solo su richiesta (Art. 9, comma 5). Su richiesta, vanno fornite anche le informazioni relative ai quattro anni precedenti, se disponibili.

Le scadenze. Il termine massimo per la prima raccolta dati è il 7 giugno 2027 per le aziende con almeno 150 dipendenti, e il 7 giugno 2031 per le aziende tra 100 e 149 dipendenti (Art. 9, comma 8).

Aggregazione per gruppi. Il datore di lavoro che adotta una politica salariale unitaria di gruppo può fornire le informazioni aggregando i dati a livello nazionale, quando questo consente una rappresentazione più affidabile e riduce le distorsioni statistiche (Art. 9, comma 2). Si tratta di una semplificazione pensata per le multinazionali e i gruppi societari con policy retributive centralizzate.

Valutazione congiunta: quando scatta e come funziona

La valutazione congiunta delle retribuzioni rappresenta il meccanismo correttivo previsto dal decreto. Scatta quando si verificano tre condizioni cumulative (Art. 10, comma 1):

1. Le informazioni sul reporting rivelano un divario retributivo medio pari ad almeno il 5% in una qualsiasi categoria di lavoratori
2. Il datore di lavoro non ha motivato tale divario sulla base di criteri oggettivi e neutri
3. Il datore non ha corretto il divario immotivato entro sei mesi dalla comunicazione dei dati

Solo quando tutte e tre le condizioni sono soddisfatte contemporaneamente, il datore deve avviare la valutazione in cooperazione con i rappresentanti dei lavoratori.

Il decreto dettaglia sette analisi che la valutazione deve comprendere (Art. 10, comma 2):

• La composizione per genere di ciascuna categoria di lavoratori
• I livelli retributivi medi e le componenti variabili per sesso in ogni categoria
• Le differenze riscontrate e le ragioni oggettive eventualmente individuate, stabilite congiuntamente con i rappresentanti dei lavoratori
• La percentuale di uomini e donne che hanno beneficiato di miglioramenti retributivi dopo congedi di maternità, paternità o parentali

A queste si aggiungono: le misure correttive proposte per affrontare le differenze non motivate, una valutazione dell'efficacia delle misure adottate in precedenti valutazioni congiunte, e l'analisi complessiva dei sistemi di classificazione professionale in uso.

Dopo la conclusione della valutazione, il datore ha sei mesi per attuare le misure correttive emerse, in stretta collaborazione con i rappresentanti dei lavoratori (Art. 10, comma 4). L'Ispettorato del lavoro e l'organismo per la parità possono essere invitati a partecipare alla procedura.

Criteri retributivi: oggettivi e neutri

Le retribuzioni non possono più essere decise "a sensazione". Il decreto richiede sistemi di determinazione e classificazione retributiva fondati su criteri oggettivi e neutri rispetto al genere (Art. 4, comma 1).

La valutazione del lavoro di pari valore si basa su quattro fattori: competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro, più eventuali altri fattori pertinenti alla posizione specifica (Art. 4, comma 3). Il decreto distingue due situazioni. Per "stesso lavoro" si intendono mansioni identiche o inquadrate dallo stesso livello e categoria del CCNL. Per "lavoro di pari valore" si intendono mansioni comparabili tra livelli diversi, valutate sui quattro criteri.

I contratti collettivi nazionali e i sistemi di classificazione previsti dalla legge costituiscono lo strumento di riferimento (Art. 4, comma 4). Sono ammessi anche sistemi integrativi adottati dal singolo datore, purché rispettino i principi di oggettività e neutralità di genere.

Criteri accettabili:

• Anni di esperienza nel settore o nel ruolo, anni in azienda
• Titoli di studio e certificazioni professionali pertinenti
• Numero di risorse coordinate, budget gestito, complessità dei progetti
• Condizioni di lavoro particolari: turni notturni, trasferte, contesti disagiati

Criteri da evitare:

• "Potenziale": troppo soggettivo, permeabile ai bias inconsci
• "Fit culturale" generico: spesso maschera preferenze personali
• "Dedizione" misurata in ore di presenza fisica: penalizza chi ha carichi di cura
• "Capacità di negoziare lo stipendio": cristallizza le disuguaglianze preesistenti

Come comunicare i criteri ai lavoratori. Il decreto richiede che siano resi facilmente accessibili (Art. 6, comma 1). Sul piano pratico, questo significa metterli per iscritto in una policy retributiva o nel regolamento interno, renderli disponibili su intranet o in area riservata, e spiegarli in modo comprensibile: cosa determina lo stipendio all'ingresso, cosa serve per un aumento, cosa viene valutato per un avanzamento di livello. Le aziende con meno di 50 dipendenti sono esentate solo per i criteri di progressione economica (Art. 6, comma 2).

Privacy e protezione dati

Il trattamento dei dati personali legato alle informazioni retributive segue le regole del GDPR (Art. 11, comma 1). I dati raccolti ai sensi degli articoli 7, 9 e 10 non sono utilizzabili per scopi diversi dall'applicazione del principio della parità di retribuzione (Art. 11, comma 2).

Un vincolo rilevante per i rappresentanti sindacali: possono fornire consulenza ai lavoratori in merito a eventuali ricorsi, ma non possono divulgare i livelli retributivi effettivi dei singoli lavoratori (Art. 11, comma 1). Questo equilibrio tra trasparenza e riservatezza è un punto su cui le aziende dovranno formare sia i responsabili HR sia i rappresentanti dei lavoratori.

Il Ministero del lavoro e delle politiche sociali è autorizzato all'utilizzo dei dati per le finalità di monitoraggio (Art. 11, comma 3). Le informazioni destinate all'organismo di monitoraggio sono rese disponibili senza restrizioni.

Domande frequenti

Quali aziende devono rispettare la trasparenza salariale?

Tutte, pubbliche e private. Gli obblighi di base — trasparenza negli annunci, criteri retributivi oggettivi, risposta alle richieste informative, divieto di segretezza salariale — si applicano a ogni datore di lavoro, indipendentemente dalla dimensione. Il decreto copre ogni tipologia contrattuale, inclusi dirigenti e co.co.co. Il reporting periodico e la valutazione congiunta riguardano solo le aziende con almeno 100 dipendenti (Art. 9, comma 7).

Come si indica lo stipendio negli annunci di lavoro?

La retribuzione iniziale o la fascia retributiva devono comparire direttamente nell'annuncio, con valori chiari in euro. Esempi corretti: "Retribuzione: 26.000 euro lordi annui" oppure "da 23.000 a 27.000 euro lordi annui, in base all'esperienza". Formule come "stipendio competitivo" o "in linea con il mercato" non sono sufficienti (Art. 5, comma 1).

Entro quando le aziende devono adeguarsi?

La scadenza per il recepimento della Direttiva è il 7 giugno 2026. Per il reporting, le aziende con 150+ dipendenti devono produrre la prima raccolta dati entro il 7 giugno 2027; quelle tra 100 e 149 dipendenti entro il 7 giugno 2031 (Art. 9, comma 8). Gli obblighi generali — annunci, criteri, diritto di informazione — si applicano dal momento dell'entrata in vigore del decreto.

Il gender pay gap va calcolato sulla retribuzione lorda o netta?

La definizione di retribuzione nel decreto comprende il salario o stipendio di base e tutte le somme e i valori versati dal datore di lavoro, direttamente o indirettamente, anche in natura, incluse le componenti complementari o variabili (Art. 3, lettera a). Il livello retributivo si esprime come retribuzione lorda annua e corrispondente retribuzione oraria lorda (Art. 3, lettera b). Il calcolo va effettuato sulla retribuzione lorda complessiva.

I gruppi societari possono presentare un report unico?

Sì, a determinate condizioni. Il datore di lavoro che adotta una politica salariale unitaria di gruppo può aggregare i dati a livello nazionale, quando questa modalità consente una rappresentazione più affidabile e riduce le distorsioni statistiche (Art. 9, comma 2). La semplificazione è pensata per gruppi con policy retributive centralizzate, non per eludere gli obblighi di trasparenza.